مدیریت زمان

ضعف در مهارت تصمیم گیری و اولویت بندی

کمبود زمان ممکن است به دلیل مشکل در اولویت بندی کارها و فعالیت‌ها باشد گاهی اوقات ممکن است احساس کنیم که حجم فعالیت‌ها زیاد است و نمی‌دانیم که بهتر است کدام را به نفع کدام کنار بگذاریم یا کدام را در اولویت قرار دهیم من می‌خواهم درس بخوانم و بهترین معدل را در پایان دوره کارشناسی بگیرم دغدغه‌ی کنکور ارشد را هم دارم و می‌بینم فرصت کافی برای آن ندارم شنیده‌ام که پس از دوران دانشجویی فرصت مطالعه خیلی کمتر است و دلم می‌خواهد از همین دوران برای یادگیری و توسعه دانش خودم هم استفاده کنم از طرفی برای تامین هزینه‌ی تحصیل و همینطور کسب تجربه کار هم می‌کنم یا می‌خواهم بکنم احساس می‌کنم همه اینها هم در یک اولویت هستند و مهم هستند یا اگر اولویت‌های آنها با هم فرق دارد دانش یا شجاعت این اولویت بندی را ندارم امیدوارم از طریق مدیریت زمان فضایی ایجاد کنم که به همه‌ی خواسته‌های خودم برسم شبیه همین ماجرا هم برای مدیری پیش می‌آید که هم می‌خواهد جلسات برون‌سازمانی را با دقت و کیفیت خوب برگزار کند هم اصرار دارد که بازدیدهای منظم و دوره‌ای در داخل شرکت داشته باشد هم علاقمند است برای همسر و فرزندانش وقت بگذارد و از سوی دیگر از دانش و تکنولوژی روز هم عقب نماند اولویت‌بندی مهارتی ضروری اما بسیار دشوار و چالش برانگیز است که در بسیاری از مواقع ما را ترغیب می‌کند که با استفاده از مدیریت زمان و مهارت‌های مشابه ظرفیت و توانمندی خود را افزایش داده و صورت مسئله را پاک کنیم به عبارتی بسیاری از ما فوبیای تصمیم گیری داریم و از کنار گذاشتن گزینه‌ها می‌ترسیم درست مانند کسی که می‌خواهد با صد هزار تومان بودجه یکی از دو اسباب بازی شصت هزار تومانی و پنجاه هزار تومانی را انتخاب کند و چنان در انتخاب دچار تردید می‌شود که تصمیم می‌گیرد ده هزار تومان قرض بگیرد و هر دو گزینه را انتخاب کند

ضعف در تفویض اختیار

کمبود زمان ممکن است ناشی از واگذار نکردن کارها به دیگران باشد ما خیلی وقت‌ها در واگذار کردن کارها به دیگران ضعیف عمل می‌کنیم یا کارها را به شکل نامطلوبی به دیگران واگذار می‌کنیم که در نهایت زحمت خودمان دوچندان می‌شود آیا تا به حال شده از کسی بخواهید که برای صرفه جویی در وقت به جای شما یک پیراهن را برایتان بخرد و جدای از زحمت و منتی که برای شما ایجاد شده وادار شوید بعداً برای تعویض مراجعه کنید و وقت زیادی را صرف چانه زنی و متقاعد کردن فروشنده به تعویض لباس کنید یا آیا شده است که نامه‌ای را برای تایپ به همکار خود بدهید و ببینید که مدت زمانی که صرف ویرایش و غلط گیری نامه می‌شود بیشتر از زمانی است که خودتان برای تایپ نامه صرف می‌کنید ناتوانی در تفویض اختیار و واگذاری نادرست و غیرحرفه‌ای کارها به دیگران باعث می‌شود که در نهایت بسیاری از ما به این نتیجه برسیم که بهترین روش صرفه جویی در زمان این است که کارها را خودمان انجام دهیم و از آنجا که به هر حال ظرفیت ما در انجام کارها محدود است نهایتاً احساس می‌کنیم مدیریت زمان آن کلید طلایی است که می‌تواند چنین مشکلی را برای ما حل کند

مشکل اهمال کاری

اهمال کاری و به تعویق انداختن هم میتواند ریشه دیگر کمبود زمان باشد گاهی اوقات مشکل ما واقعاً کمبود زمان و مدیریت زمان نیست بلکه عقب انداختن کارها به زمان دیگر است میتوانم امروز پروژه درسی ام را انجام دهم اما ترجیح میدهم تا حد امکان آن را عقب بیندازم به هر حال باید مانتوی خودم را به خشکشویی بدهم اما اگر میشود عصر این کار را انجام داد چرا حالا چند روز است که میبینم باک ماشین تقریباً خالی شده اما تا ماشین به گریه و التماس نیفتد و خاموش نشود ایستادن در صف پمپ بنزین را به زمان دیگری موکول میکنم در صورتی که مشکل شما اهمال کاری است شاید قبل از فکر کردن به تکنیکهای مدیریت زمان بهتر باشد مطلب مرتبط با اهمال کاری را در متمم بخوانید

کمال طلبی

کمال طلبی نیز می‌تواند یکی دیگر از دلایلی باشد که ما را نهایتاً به سمت مدیریت زمان سوق داده است کمال طلب‌ها یا Perfectionist ها کسانی هستند که برای هیچ کاری ‌ استاندارد ۹۰ یا ۹۵ از صد را نمی‌پذیرند آنها استاندارد ۱۰۰ از ۱۰۰ را می‌خواهند به همین دلیل هر کاری توسط آنها بیش از زمان معمول طول می‌کشد نامه‌ای که می‌تواند در پنج دقیقه نوشته شود پنج بار مرور و ویرایش می‌شود و پس از سی دقیقه با نارضایتی ارسال می‌شود اگر ماشین خود را به کارواش ببرند دو برابر کارگری که ماشین را شسته وقت می‌گذارند و دور ماشین می‌گردند تا از نبودن لکه در اطراف ماشین مطمئن شوند یک مهمانی کوچک یا سمینار مختصر داخل سازمان به اندازه‌ی یک عروسی از آنها وقت می‌گیرد و باید تمام جزییات بررسی شود و به دقت مورد توجه قرار گیرد طبیعی است که در این شرایط ممکن است من و شما احساس کنیم که مشکل اصلی ما در مدیریت زمان است و اگر در مهارت مدیریت زمان توانمند شویم می‌توانیم بدون کمبود وقت کارها را با همان سطحی از استاندارد که مد نظرمان است انجام دهیم

• 2019 5